孩子們，你們的郵件發(fā)對(duì)了么？

西方國家的人們大多都喜歡用郵件交流；因此，當(dāng)留學(xué)生到了加拿大后，會(huì)發(fā)現(xiàn)，通常高中的時(shí)候，還能在學(xué)校的辦公室里找到任課老師；但到了大學(xué)，教授在課外時(shí)間里，就會(huì)消失得無影無蹤，想要問問題也找不到人，所以一般和教授之間的課外溝通方式主要靠發(fā)郵件。尤其是，學(xué)校會(huì)以郵件的方式告知學(xué)生成績結(jié)果，作業(yè)反饋情況，各種課程的考勤狀況等等的一切大小信息。所以如何既不失禮也能突出主題的發(fā)一封郵件也是一門“藝術(shù)”了，這也是常提到的郵件往來的禮儀（email etiquette）。

1.???? 明確主題

教授面對(duì)的不只是一個(gè)學(xué)生，所以郵件主題簡潔清楚，教授能夠事先對(duì)郵件內(nèi)容有個(gè)大致的判斷。

2.???? 專業(yè)稱呼

郵件的首行，寫上稱呼和問候，特別是收件人是教授的時(shí)候。即使你與教授很熟，發(fā)郵件時(shí)還是要注意問候語，一般用“Hello”或 “Hi”，如果想要正式一點(diǎn)，就請(qǐng)使用 “Dear X（X一般都是教授的last name）”。在不清楚教授的姓名，也可以用professor、teacher代替。

3.???? 自我介紹

在第一條的時(shí)候，已經(jīng)說過了，教授面對(duì)的不只是一個(gè)學(xué)生，所以他們并不一定記得你。在開頭附上一個(gè)簡單的自我介紹，例如姓名和班級(jí)，讓教授知道你是誰。

4.???? 內(nèi)容簡明扼要

郵件主體的前兩句就要陳述郵件的目的。盡量使用簡短的文字概括你要表達(dá)的要點(diǎn)，以免收件人弄清楚你在問什么而花費(fèi)時(shí)間，耽誤緊急的事情。

5.???? 提前告知大型附件

如果在收件人未知的情況下發(fā)送大型附件，可能會(huì)導(dǎo)致收件人收件異常。因此，如果需要發(fā)送超過500KB的附件，應(yīng)該提前詢問收件人“你介意我給你發(fā)送附件嗎?”或者“什么時(shí)候?qū)δ阕詈线m?“。除非有特別要求，否則不要發(fā)送帶有兩個(gè)以上附件的郵件。此外，給附加的文件起一個(gè)合理的名字，這樣收件人一眼就能知道這個(gè)附件的主題和發(fā)送者。

6.???? 經(jīng)典格式

在郵件里，為了方便閱讀，字體最好使用10或12號(hào)，如Arial、Calibri或Times New Roman；其次，字體顏色應(yīng)選擇黑色。這樣，收件人才能在閱讀你的郵件時(shí)感到輕松易懂。此外，在郵件或任何書面表達(dá)中，一般不要使用感嘆號(hào)，這種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)通常不是正式文體所使用的。

7.???? 校對(duì)郵件

發(fā)送郵件前應(yīng)該校對(duì)郵件內(nèi)容。在發(fā)送郵件前，應(yīng)該檢查單詞拼寫錯(cuò)誤和語法錯(cuò)誤；否則，收件人會(huì)覺得你是個(gè)粗心大意，甚至沒有受過教育的人。其次，每一封郵件都應(yīng)該包含一個(gè)簽名，告訴收件人你是誰，以及如何聯(lián)系你。建議設(shè)置一個(gè)能夠出現(xiàn)在每封郵件結(jié)尾的簽名，一般包括你的郵箱地址和電話號(hào)碼等聯(lián)系方式。最后，檢查一下是否選擇了正確的收件人，由于現(xiàn)在收件人一欄都會(huì)自動(dòng)感應(yīng)并給出一系列收件人郵箱地址，選擇錯(cuò)誤的收件人是非常有可能的；而且，一旦發(fā)送錯(cuò)，對(duì)你和誤收郵件的人來說都不是一件愉快的事，所以請(qǐng)不要犯這種低級(jí)的錯(cuò)誤。

在頻繁使用郵件溝通的情況之下，請(qǐng)各位同學(xué)一定要規(guī)范自己的郵件，以避免誤事。