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寫給日本教授的套磁郵件的注意這九大事項.

2017/07/31 19:55:07 編輯: 日本 瀏覽次數(shù):195 移動端

  申請日本的碩士留學寫套磁信是必不可少的一個環(huán)節(jié),郵件作為溝通教授與學生的主要工具,在給教授發(fā)郵件時有哪些要點呢?今天澳際小編為大家介紹給日本教授的套磁郵件的注意這九大事項:

  1.有力的主題

  我們每天在收件箱里會收到大量的電郵。教授們也一樣,每天都有大量的郵件需要處理。想讓你的郵件脫穎而出吸引教授注意的話,給它起一個吸引眼球的主題就很重要了。主題的選擇還要確保和電郵內(nèi)容密切相關(guān)。同時,如果回復時能換個套磁信郵件主題,就會比默認的“回復:”好很多,也會便于教授快速了解信件內(nèi)容。

  2.正確地發(fā)送

  把郵件發(fā)給正確的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關(guān)的電子郵件。試想一下,如果把本要發(fā)給田中教授的信發(fā)給了山田教授,那么山田教授收到以“田中教授”開頭的郵件時的心情也就可想而知了。更關(guān)鍵的是,我們的整個留學申請可能就此被中斷。因此,在發(fā)送之前一定要檢查一下收信人及抄送人(如果有的話),確保我們的信件順利到達正確的收件人手中。

  3.語法準確無誤

  在電子郵件中看到錯誤是很使人厭煩的。尤其對于大學教授而言,他們通常對文字具有更高的敏感性,同時也對語言上錯誤有更低的包容性。所以你要在寫完后檢查語法和拼寫。使用錯誤語法只會降低自己在收件人眼中的公信力,這種錯誤往往成本太高,還是避而遠之為好。

  4.言簡意賅

  人們的注意力是有限的,每個人都想盡快讀完郵件,提高工作效率。大學教師們每天都要接觸大量的文字內(nèi)容,在讀郵件的時候尤其不喜歡冗長復雜的長篇大論。因此,盡可能在你的電郵中使用簡單明了的英語。比如,用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調(diào),像是“最后但并非最不重要的”,盡量用直接而有禮貌的表達方式來寫郵件。

  5.適當?shù)母袷?

  你郵件的所有內(nèi)容盡量不要都放在一段,這會使讀者很難理解你的意思。為了便于教授清晰快速地讀出你的意思,最好把郵件的內(nèi)容分為幾段式。還要避免有很多從句的長句復雜句。有邏輯地組織你的文章,包括要點,標題和用于說明的副標題。

  6.適當?shù)拇朕o

  像緊急、重要這類的詞旨在抓住讀者的注意力。如果在不必要的時候使用這些詞,你的郵件對收件人來說就會顯得沒有價值。而且在留學申請過程當中,教授們不希望看到這類給人急迫感的用詞。所以,慎重使用“緊急”,只在真正必要的時候才選取這類詞匯。

  7.了解目標群體

  你要清楚你的郵件是要寫給誰的。出于這個目的,你應該十分了解你的讀者,在你寫郵件之前必須清楚地知道他們想要看到什么。這就要求你在聯(lián)系教授之前,盡量充分了解教授的相關(guān)研究,做到有備而來。

  8. 給出回復的截止日期

  如果你的郵件需要回復,那么郵件中應該給回復人明確指出截止時間。但是在留學申請的郵件中,通常不贊成為教授指明回復日期,而是盡量用委婉地話語來提醒教授看到郵件后記得回復。

  9. 給出明確的行動指令

  如果你的郵件要求讀者完成某項行動或任務,那么指令應該清晰明了。比如說在聯(lián)系教授的時候,你想要讓教授回答自己提出的一個關(guān)于申請的疑問,那你就最好明確寫出希望教授對這一問題進行回復。

  以上內(nèi)容就是小編為大家整理的跟教授溝通時需要注意的九大事項,對于教授的套磁 回復內(nèi)容大家一定要重視起來,并且應盡快回復,和教授保持良好且有效的溝通是你走向成功的關(guān)鍵。

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